关于认真做好2017年度及积压的文件材料整理归档工作的通知电子公告

发布时间:2018-05-02 15:18:10  作者:本站编辑  来源:本站原创  浏览次数:

院属各部门、各单位:  

  为贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《安徽省高等学校档案管理实施办法》等档案法律法规,根据市档案局《关于认真做好2017年度及积压的文件材料整理归档工作的通知》(宣档发〔2018〕6号)要求,确保各部门、各单位及时将2017年度各项工作中形成的文件材料整理归档,同时做好历年积压的文件材料抢救性整理归档工作,现就有关事项通知如下:

  一、归档时间

  2018年5月底前为集中整理归档时间期限。5月底前,各部门全面完成对部门2017年度形成的文书、业务、会计、照片、实物等各门类和载体档案的整理归档工作,同时对本部门积压的文件材料进行清理检查,如有2017年以前形成的还未整理归档的文件材料,务必一并完成整理归档。

  二、归档范围

  各部门要结合工作实际,根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局8号令)和《宣城职业技术学院档案实体分类方案》,将在本部门工作职能活动中形成的已办理完毕,具有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录收集整理归档。

  1、除收集本部门的收、发文外,有关部门特别要注意以下文件材料的收集:本单位机构变动和人事、工资方面材料;工作计划、总结;党委、行政办公会议记录、会议纪要;党建材料;各部门形成的相关专业材料;学院主办、协办的会议材料或参加上级单位会议时带回的会议材料;重大活动文件材料;统计报表;财务预、决算等。

  2、学院形成的行政审批和在职能活动中形成的专业档案。

  3、学院获得的市级以上表彰的证书、奖牌、奖杯及与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物。

  4、反映学院职能活动的照片、会计、科技、声像等档案。

  三、工作要求

  1、各部门要高度重视文件材料整理归档工作,部门负责人为本部门档案管理第一责任人。市档案局在2017年10月档案行政执法检查和年底的档案考核工作中,发现一些单位文件材料整理归档工作严重滞后,存在较多的积压未整理归档的文件材料,同时普遍存在轻视会计、声像、实物等门类档案整理归档的现象。档案面临流失或损毁的重大风险。今年省档案局将对宣城市开展档案行政执法检查,要随机抽查部分市直单位,对档案工作存在突出问题的,将挂牌督办。文件材料整理归档是档案工作的基础,是档案资源积累的关键环节。各部门一定要高度重视文件材料收集整理工作,切实落实档案人员,保证档案人员或相关人员有足够的时间从事整理归档工作,保证整理归档工作所需费用,集中时间、集中人力完成文件材料整理归档工作。

  2、党政办应加强文件材料整理归档工作的组织协调、业务指导和监督检查。档案人员要认真履行职责,按照有关标准和规范认真做好文件材料的收集、整理归档工作。

  3、各部门对整理归档的文件材料,要认真编制纸质档案目录,根据市档案局的要求,还应采用标准的档案软件建立档案目录数据库,以方便查找。

  4、各部门文件材料整理归档工作完成后,要及时将整理好的档案移交到综合档案室集中统一保管。

  5、市档案局将于今年7月份对市直单位(包括二级机构)2017年度及积压的文件材料整理归档工作开展执法检查。执法检查结果将作为市档案局对市直单位2018年档案工作考核的直接依据。对于拒不执行文件材料整理归档规定的有关单位或个人,将依据档案管理违法违纪行为处分规定追责。6月上旬,学院将组织开展2017年度及积压的文件材料整理归档工作检查。

 

                               

2018年4月28日

 

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